Stolperfallen bei digitalen Events

Als Eventmanager wird man in der aktuellen Zeit sehr oft vor die Aufgabe gestellt ein digitales Event zu planen. Das klingt auf den ersten Blick mal sehr unübersichtlich, weiß man aber einmal wie es geht, ist es ein schöner Prozess, der sehr ähnlich zum lokalen Event ist. Damit ein Online-Event kein Zoom-Call und vorprogrammiertes Debakel wird, haben wir ein paar wichtige Punkte zusammengefasst, die man auf alle Fälle bei der Planung eines virtuellen Events beachten muss.

1. Ein digitales Event ist keine Website

Sehr viele findige Unternehmer bieten derzeit Online-Events an. Ob Werbeagentur, Eventtechnik- Dienstleister oder Filmstudio. Einen Live Stream ins Web zu bringen ist nicht unbedingt schwierig, es gibt aber gewisse Stolperfallen, die ein digitales Event sehr schnell zum Desaster machen. Der wichtigste Punkt ist hier der Traffic. Also die Anzahl der Gäste beim Event. Normale Websites sind nicht für eine hohe Anzahl gleichzeitiger Gäste ausgelegt, deswegen kann ein digitales Event, basierend auf einer Website, den Server sehr schnell überlasten und das Event zum Abbruch zwingen. Deshalb ist es wichtig beim Erstgespräch immer zu erfragen für wie viele Gäste das Event ausgelegt sein soll. Wird man als Eventmanager dies nicht gefragt, sollte man sich schleunigst nach einem anderen Anbieter umsehen.

2. Ein digitales Event findet nicht nur an einem Tag statt

Was bei lokalen Events die gedruckten Einladungen sind, sind bei digitalen Events die Eventwebsite und die Registrierung. Schon lange vor dem eigentlichen Event muss es eine Möglichkeit geben Gäste anzulegen und zu verwalten – so kann eine Plattform nicht nur zum Tag des Events online und fertig sein, sondern der gesamte Anmelde- und Registrierprozess muss geplant, gestaltet und getestet sein. Muss man dann wieder auf verschiedene Plattformen ausweichen (siehe Punkt 1 “ein digitales Event ist keine Website”), kann schnell ein Chaos entstehen. Müssen Kundendaten von Plattform zu Plattform überspielt werden, entstehen schnell Probleme und diese sind mit einer guten Planung vermeidbar.

3. Datenschutz

Gerade bei digitalen Events ist das Thema Datenschutz äußerst wichtig. Wie werden Daten verarbeitet? Wer darf Daten sehen? Welche Daten dürfen erhoben werden und wer ist dafür verantwortlich? Das sind alles sehr wichtige Fragen, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Wird dies im Erstgespräch mit einem Online-Event-Anbieter nicht angesprochen, sollte man ganz genau nachfragen. Man sieht dann recht schnell wie sehr sich ein Anbieter mit dem Thema beschäftigt.

4. Datensicherheit

Ein Thema, das sehr eng mit Datenschutz verbunden ist, aber auch noch weiter geht: die zentralen Fragen sind hier eher das Wie, Wo und Was. Wie werden die Daten gespeichert? Was wird getan, um sie sicher aufzubewahren? Was wird gespeichert und wo liegen die Daten? Als Veranstalter ist man in der Regel dem Gast gegenüber für seine Daten verantwortlich – daher sollte man sich auf seinen Anbieter auch verlassen und ihm vertrauen können, dass die Daten sicher sind. Deswegen ist es ungemein wichtig, unangenehme Fragen in diese Richtung zu stellen. Wird das Thema vom Online-Plattform-Anbieter schnell abgehandelt, kann man sich vorstellen, wie die Aufgabe gehandhabt wird.

5. Service & Support

Ein wichtiger Punkt ist auch die Betreuung. Nicht nur des Kunden, sondern auch der Gäste sowie die Kommunikation mit anderen Dienstleistern. Wie ist die Betreuung vor dem Event geplant? Wie der Support während des Events? Wer ist für welche Fragen zuständig und gibt es genug Betreuungspersonal damit alle Anfragen rechtzeitig beantwortet werden können? Schließlich muss man sich auch noch über die Reaktionszeiten mit einem SLA, einem Service Level Agreement, einigen. Ein guter Support ist für eine erfolgreiche Veranstaltung enorm wichtig, ist dieser nicht genau definiert, kann eine digitale Veranstaltung schnell schief gehen.

Digitale Events sind, wenn sie gut geplant sind, ein wunderbares Mittel viele Gäste zu erreichen und zu unterhalten. Bei der Planung muss man, wie bei lokalen Events auch auf gute und verlässliche Partner bauen. Oft ist die günstige Methode nicht die beste und es entstehen im Nachhinein Kosten, mit denen man nicht gerechnet hat. Wir helfen sehr gerne bei der Planung und stellen auch die richtigen Fragen für ein gelungenes Event!

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